Técnicas e indicadores relacionados à gestão da produtividade.

Produtividade, a arte de fazer mais em um menor período de tempo. Veja nesse post técnicas, Fique conosco!

Produtividade já é um termo bem conhecido e amplamente divulgado, mas é sempre importante ressaltá-lo quando tratamos do assunto. Grandes empresas de tecnologia como Google e Apple apostam em jornadas de trabalho menores, de em média 4h/dia. Quando trazemos esse fato para nosso contexto e realidade parece loucura afirmar que é possível tornar um negócio rentável desta forma, não é mesmo? Mas se eles conseguem, por que não conseguiríamos aplicar em nossos negócios? Em nossa carreira profissional? Já se questionou como eles conseguem tornar isto uma realidade? É isto que abordarmos neste post, falaremos sobre produtividade e gestão da produtividade.

Uma jornada de 4h/dia produtivas valem bem mais do que 8h/dia improdutivas. A produtividade está diretamente relacionada com a capacidade do profissional de fazer mais em menos tempo, mas este feito não é algo simples de se alcançar, pois exige muita dedicação, transformação de hábitos e o principal: a empresa precisa fornecer condições para a produtividade acontecer. Além destes fatores, existem técnicas e formas de se alcançar melhores práticas de trabalho focadas em produtividade.

Que profissional não gostaria de ter 4 horas a mais em seu dia dia para focar em suas questões pessoais, por exemplo? Passar mais tempo com sua família, amigos ou até mesmo investir no seu desenvolvimento e conhecimento? E que empresa não gostaria de atingir suas metas por exemplo, com a metade de investimento em força de trabalho? A maior riqueza que podemos ter é o tempo, então, precisamos buscar melhores práticas para que possamos ser mais produtivos e alcançar nossos objetivos de forma a levar uma vida mais leve e saudável.

Com isso em mente, traremos abaixo algumas dicas e questionamentos que acreditamos que te ajudará a iniciar sua jornada da produtividade. Elas estão muito relacionadas ao pensamento e a forma como você enxerga seus objetivos e tarefas do dia dia:

Planejamento e priorização:

Um lenhador consegue exercer sua atividade sem antes afiar o seu machado? Trago esta comparação para iniciarmos nossa reflexão sobre o assunto. O planejamento estratégico das suas tarefas é o ponto inicial para qualquer trabalho produtivo. Atualmente, existem diversas ferramentas e softwares que te ajudam a organizar e planejar suas ações, mas de nada adianta o ato de planejar não ser uma rotina em sua jornada de trabalho.

Neste caso, até o bom e velho papel e caneta podem te ajudar a ser efetivo no seu planejamento. Liste suas tarefas de acordo com a prioridade e a real necessidade para o andamento dos seus projetos ou das suas atividades. Só coloque como tarefa aquilo que você realmente tem em mãos os pré requisitos para desenvolver. O método GTD - “Getting Things Done” - pode te ajudar muito nessa missão. Esse conceito, de autoria do consultor David Allen, significa “fazendo as coisas acontecerem” e foi apresentado no livro Produtividade Pessoal. Nele, o autor cita 5 passos simples para se organizar, priorizar tarefas e refletir sobre o que é mais importante no momento.

Faça pausas durante o trabalho:

Sim! Muitas pessoas acreditam que quanto mais trabalhar, mais atividades serão realizadas e mais resultados se alcançará, e isso não é verdade. O ser humano não é 100% produtivo o tempo todo! Existem técnicas de produtividade e concentração que nos evidenciam a efetividade das pausas durante o trabalho. O método mais conhecido é o pomodoro. Ele consiste em períodos de trabalho focados e pequenos momentos de recompensa ao longo do dia. Desta forma, nosso cérebro passa a trabalhar mais focado e produtivo. A técnica funciona da seguinte maneira:

Não perca tempo com tarefas manuais

Crie um ambiente que te ajude a usar o seu tempo para questões realmente relevantes. Mapeie as ações manuais que você faz ao longo do seu dia dia e busque por ferramentas que possam substituir seu esforço. Existem diversas ferramentas para automações de marketing, envio de emails, gerenciamento de equipes, emissão de notas e assim por diante. Desprenda seu tempo dessas atividades para ser criativo, olhar para seu negócio, processos e sugerir melhorias.

Não seja multitarefas

Diversos profissionais tem a impressão errada de que assumir diversas tarefas ao mesmo tempo é ser produtivo e efetivo, quando na realidade não é: especialistas exemplificam que é melhor você gastar 20 minutos lendo e-mails, depois mais 20 minutos fazendo anotações e assim por diante. Estes 40 minutos serão muito mais produtivos do que se as atividades fossem realizadas ao mesmo tempo e sem foco. Outro dado importante que evidencia isso, é que a Universidade de Londres aponta que pessoas com o hábito multitarefa perdem 40% de produtividade, e o pior, se você tentar realizar mais de duas tarefas ao mesmo tempo, você prejudica mais sua saúde mental do que ficar uma noite sem dormir! Portanto, siga seu plano de tarefas realizando e concluindo uma por vez!

Comece pelas tarefas mais difíceis

Por demandarem maior esforço, as tarefas mais difíceis devem ser priorizadas. Assim você terá mais energia para executá-las e sua chance de conclusão é maior. Imagina iniciar uma longa tarefa no fim do dia, após a realização de milhares de outras tarefas, você não terá energia para isso. Além disso, evite a procastinação e tenha o hábito de sempre buscar "fechar" a tarefa que está executando no momento.

Estabeleça metas e tenha indicadores

Até aqui, mostramos a você dicas de como se concentrar melhor, se planejar e por a mão na massa, agora falaremos um pouco sobre como gerir isso tudo. Todos os aspectos que abordamos devem estar em conjunto com as definições das suas metas. São elas que mostrarão o resultado e a efetividade da sua produtividade. Elas te darão noção do quão produtivo você está sendo e como você está gerenciando seu tempo. Portanto, fique atento principalmente nos seguintes indicadores:

- Volume versus tempo: No período de trabalho analisado, você conseguiu concluir mais tarefas do que concluía normalmente? Este indicador mostrará se de fato você está conseguindo ser mais produtivo e aumentando sua escala de produtividade.

- Nível de qualidade: De nada adianta fazer mais em menos tempo se a qualidade do que será entregue está baixando, portanto meça a qualidade do que está sendo realizado juntamente com a métrica supramencionada.

Concluindo:

A produtividade é um desafio para profissionais e empresas, mas é necessário de alguma forma o termo ser abordado e refletido por todos. Pessoas e empresas produtivas conseguem alcançar seus resultados com maior facilidade, equilibrando a vida pessoal, profissional e com isso, aumentando a qualidade de vida e sucesso profissional. Esperamos que este texto tenha te apoiado e abordado algumas dicas que possam te ajudar em sua jornada. Se tiver alguma dúvida ou algo que possamos ajudar, clique 👉 Aqui 👈

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